La convocation à l’entretien préalable

Avant d’avoir le droit de prendre sa décision sur le licenciement, l’employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable au licenciement. Il peut le faire par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par lettre remise en main propre contre décharge. Il doit aussi  mentionner certaines informations obligatoires sur la convocation à l’entretien préalable au licenciement. Et il doit respecter un délai de convocation pour l’entretien. Mise à jour le 27 janvier 2021.

L’envoi de la convocation pour l’entretien préalable au licenciement

Le code du travail (article L 1232-2) indique : « L’employeur qui envisage de licencier un salarié le convoque, avant toute décision, à un entretien préalable ». Attention, l’employeur devra connaître et prouver la date de la présentation au salarié de sa convocation.

L’envoi se fait, en principe, par lettre recommandée avec AR

La convocation du salarié par lettre recommandée avec accusé de réception à un entretien préalable au licenciement est envoyée à l’adresse du salarié connue de l’employeur. Et si le salarié a changé d’adresse sans en informer l’employeur, celui-ci ne peut en être tenu responsable.

Cependant, l’employeur devra être vigilant quant à l’adresse du salarié. En effet, celui-ci a pu signaler un changement depuis la signature de contrat de travail, sans que la nouvelle adresse ait ensuite été retranscrite partout. Par exemple, le changement a pu être pris en compte pour les bulletins de salaire, mais ne pas figurer dans le dossier papier du salarié.

Que se passe-t-il si le salarié ne prend pas connaissance de la convocation ?

Le fait que le salarié n’aille pas chercher, ou refuse le courrier recommandé n’a pas de conséquence sur la procédure. Et il en est de même lorsqu’il n’en prend pas connaissance (Cour de cassation, 23 juillet 1980, N°: 80-60233). En clair, le salarié ne gagne rien à refuser la convocation et perdra une chance de se défendre.

La convocation à l’entretien préalable peut avoir lieu par d’autres moyens écrits

L’autre mode, prévu par le code du travail (article L 1232-2), pour convoquer le salarié à l’entretien préalable au licenciement est la remise en main propre contre décharge.  En pratique, le salarié doit signer et apposer la mention reçu en main propre le …. sur une copie de la lettre.

La Cour de cassation reconnait valables deux autres moyens de convocation : le Chronopost remis contre signature et l’exploit d’huissier. Elle considère, en effet, que « l’envoi de la lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou la remise en main propre contre décharge visé à l’article L. 1232-2 du code du travail n’est qu’un moyen légal de prévenir toute contestation sur la date de réception de la convocation ». (8 février 2011, N° : 09-40027 et 20 mars 2011 N° : 09-71412).

Mentions obligatoires dans la lettre de convocation à l’entretien préalable

La lettre de convocation doit obligatoirement comporter un certain nombre de précisions.

L’objet de la convocation

La première précision est que la convocation concerne un « entretien préalable à un licenciement envisagé ». Par contre, à ce stade de la procédure, l’employeur n’a pas à exposer ses motifs d’envisager le licenciement.

Les renseignements pratiques

La convocation à l’entretien préalable au licenciement doit en outre mentionner la date, l’heure et le lieu de l’entretien. Même si ce dernier peut dans certaines petites entreprises paraître évident.

Le lieu de l’entretien préalable est en principe celui où s’exécute le travail, ou celui du siège social de l’entreprise *. C’est ce qu’a indiqué la Cour de cassation (9 mai 2000, N° : 97-45294). Dans le cas contraire, l’employeur doit être en mesure de justifier de la pertinence d’un autre lieu. Précision de la Cour de cassation, 20 octobre 2009, N° : 08-42155. Et, dans ce cas, le salarié a droit au remboursement de ses frais de déplacement.

*En pratique dans un bureau de l’Etablissement ou du siège.

La convocation du salarié à l’entretien préalable au licenciement envisagé en dehors du temps de travail n’est pas une irrégulière. Mais elle doit être justifiable (horaires de nuit, en équipe ….). Pendant un arrêt maladie connu de l’employeur, la convocation du salarié est possible. Cependant, l’employeur doit choisir les heures de sortie autorisées du salarié. Enfin, une convocation est valable durant les congés du salarié (Cour de cassation, 24 septembre 2008, N° : 07-42551). Mais le délai doit être suffisant (Cour de cassation, 13 décembre 2000, N° : 98-43809).

La possibilité d’être assisté lors de l’entretien

La lettre de convocation doit aussi obligatoirement mentionner la possibilité offerte au salarié de se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.

De plus, dans les entreprises non dotées d’institution représentative du personnel * la convocation doit en outre :

  • préciser que le salarié peut se faire assister par un conseiller du salarié extérieur à l’entreprise,
  • et indiquer l’adresse des services dans lesquels la liste de ces conseillers est tenue à sa disposition, c’est-à-dire les adresses de la mairie et de l’inspection du travail ou de la DIRECCTE.

* Une entreprise est dépourvue d’institution représentative du personnel lorsqu’il n’existe dans cette entreprise ni comité social et économique, ni conseil (IRP) d’entreprise, ni (selon une circulaire ministérielle) de délégués syndicaux. La présence d’IRP s’apprécie à l’échelle de l’entreprise et non à celle de l’établissement.

Précisons que c’est au salarié qui souhaite se faire assister, de prévenir la personne choisie et de lui communiquer la date, l’heure et le lieu de l’entretien.

La mise à pied à titre conservatoire

Le maintien de l’intéressé dans l’entreprise est impossible pour que la reconnaissance de la faute grave soit possible. C’est pourquoi lorsqu’un licenciement pour faute grave est envisagé, la convocation doit mentionner une mise à pied conservatoire. Cependant, ce ne sera pas nécessaire si une notification de celle-ci a déjà été faite avant.

Risque d’irrégularité de la procédure de licenciement

Toute omission d’une des mentions obligatoires dans la lettre de convocation (ne serait-ce que l’adresse de la mairie, ou de l’inspection du travail) constituerait une irrégularité de procédure sanctionnable par les tribunaux.

Quand bien même le salarié réussirait à se faire assister, l’absence de mention du droit à se faire assister ou son imprécision pourrait donner lieu à sanction. Il en est de même de faire figurer une mention non prévue comme celle de la possibilité d’assistance par un conseiller du salarié dans une entreprise pourvue d’institutions représentatives du personnel. Ainsi, la Cour de cassation a considéré qu’ouvrir « au salarié une option qui n’existe pas »  est une irrégularité de procédure (19 novembre 2008, N° : 07-43191).

Délai de convocation à l’entretien préalable

Un délai minimum

L’entretien préalable ne peut pas avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée, ou la remise en main propre de la lettre de convocation contre décharge (article L 1232-2 du code du travail). Attention, le respect de ce délai minimum est impératif. Ainsi, l’accord du salarié ne permet pas de le réduire (Cour de cassation, 18 juin 2005, N° : 02-47128).

Par contre, un délai plus long est tout à fait possible… et même parfois obligatoire.

En effet, dans certains cas le délai de 5 jours est insuffisant. Ainsi en a décidé la Cour de cassation dans le cas d’un salarié en congés (13 décembre 2000, N° : 98-43809) et dans celui d’un salarié qui allait subir une grave opération  (1er février 2001, N° 98-45784). En fait, le délai doit permettre au salarié d’organiser sa défense.

Le calcul des 5 jours

Le décompte des cinq jours ouvrables débute le lendemain de la présentation de la lettre recommandée (d’où la nécessité de prévoir un délai postal), ou du lendemain de la remise en main propre. Ensuite, il faut 5 jours ouvrables (tous les jours sauf dimanches et jours fériés) avant le jour de l’entretien préalable qui ne compte pas. Et si le 5ème jour est un samedi, ou un jour férié, le délai est prolongé au soir du premier jour ouvrable suivant. Ainsi, le délai se terminant normalement un samedi soir est le lundi minuit, si celui-ci n’est pas férié.

En cas d’incertitude sur le bon fonctionnement de la poste, l’employeur doit prévoir un délai plus long.

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NB : Attention, pour une rupture conventionnelle, les règles relatives à la convocation à l’entretien ne s’appliquent pas, même s’il est possible de s’en inspirer.

Article rédigé par Pierre LACREUSE, Sciences-Po Paris, licence en droit et DESS Université de Paris I Panthéon-Sorbonne, ancien Directeur de la Gestion du personnel et des Relations Sociales, DRH, puis chef d’entreprise (PME). Et aujourd’hui Editeur juridique et relations humaines sur internet.

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