L’entretien préalable au licenciement

L’objet de l’entretien préalable au licenciement est d’organiser un vrai dialogue en face à face entre l’employeur qui expose ses raisons et le salarié qui présente sa défense, avant que l’employeur prenne sa décision. A l’origine, l’idée du législateur était que cela puisse conduire au moins dans certains cas à une solution du problème sans en arriver au licenciement. En pratique, il est très rare, lorsque l’employeur envisage un licenciement pour faute grave et que les parties se retrouvent à l’entretien préalable, que la procédure de licenciement n’aille pas jusqu’au bout.

Importance de la présence à l’entretien préalable au licenciement

Le législateur a prévu l’entretien préalable dans le seul intérêt du salarié. Par conséquent, si le salarié régulièrement convoqué ne se rend pas à l’entretien, la procédure de licenciement va se poursuivre, comme s’il avait été présent. Son absence ne peut pas profiter au salarié, ni être invoquée contre lui.

Même si l’entretien empêche très rarement le licenciement, l’entretien peut dans certain cas déboucher sur un adoucissement du licenciement. L’employeur peut, par exemple, procéder à un licenciement pour cause réelle et sérieuse au lieu du licenciement pour faute grave. Une rupture conventionnelle peut aussi résulter des discussions.

L’employeur doit être présent, ou se faire représenter par une personne appartenant au personnel de l’entreprise. Et il va sans dire que l’employeur d’une entreprise sans DRH a intérêt à ce que son représentant soit qualifié pour ce type d’entretien. Car la moindre erreur dans la procédure ou dans la motivation peut coûter très cher à l’entreprise.

Le conseiller du salarié, les assistants du salarié et de l’employeur à l’entretien préalable

De son côté, le salarié peut se faire assister par n’importe quelle personne membre du personnel de l’entreprise. Mais, le plus souvent, le salarié choisira, parmi le personnel, un représentant élu du personnel  ou un délégué syndical.

Lorsque l’entreprise n’a pas d’instance représentative du personnel, le salarié peut se faire assister par un conseiller du salarié. Il s’agit d’un conseiller extérieur à l’entreprise figurant sur une liste arrêtée par le préfet. Alors, le salarié peut préférer ce choix,  plutôt que celui d’un membre du personnel de l’entreprise, subordonné à l’employeur. Dans ce cas, le salarié doit aviser ce dernier de sa démarche avant l’entretien préalable, mais aucune forme obligatoire et aucun délai à respecter ne sont prévus pour cette prévenance. C’est pourquoi, l’employeur est souvent informé très tardivement.

De son côté, l’employeur peut faire appel à l’assistance d’une personne de l’entreprise pouvant apporter des éléments de fait. Ce pourra être par exemple le supérieur hiérarchique du salarié.

L’entretien préalable au licenciement revêt un caractère individuel, il ne peut pas avoir lieu en présence d’autres personnes que celles qui viennent d’être indiquées. Ainsi, l’employeur ne peut pas expédier plusieurs licenciements en un seul entretien préalable. Et cela quand bien même plusieurs salariés auraient commis ensemble la même faute. De plus, l’entretien n’étant pas un tribunal, il n’est non plus possible qu’il y ait plus de deux personnes face au salarié (employeur compris), ou qu’il y ait la participation de plusieurs témoins.

Motifs de licenciements pour l’employeur et explications du salarié

Au cours de l’entretien préalable au licenciement, la loi oblige l’employeur :

  • à indiquer les griefs qu’il invoque à l’encontre du salarié et sur lesquels il s’appuie pour envisager le licenciement. Par la suite, l’employeur ne pourra pas ajouter un motif qu’il n’aurait pas indiqué lors de l’entretien.
  • et à recueillir les explications du salarié, dont les propos sont libres et ne peuvent pas, normalement, constituer une cause de licenciement.

Sur un plan pratique, l’employeur aura intérêt à se préparer parfaitement pour exposer convenablement ce qui doit l’être lors de l’entretien préalable. De son côté, le salarié devra lui aussi se préparer. Souvent le jeu consistera pour le salarié et la personne qui l’assiste à faire dire à l’employeur que la décision de licenciement est déjà prise (ce qui est interdit). Le salarié pourra aussi essayer de faire glisser le licenciement sur d’autres motifs de griefs illégaux ou moins graves.

Dans certains cas, l’employeur ayant entendu certaines affirmations du salarié pourra être amené à mener des investigations complémentaires.  Cela lui permettra de  vérifier l’exactitude de faits indiqués par le salarié, ou de rechercher la preuve contraire.

Après l’entretien, la loi oblige l’employeur à respecter un délai minimum de réflexion, avant de pouvoir prendre sa décision. Ainsi, il ne peut pas envoyer la lettre de licenciement moins de deux jours ouvrables après l’entretien de licenciement. En outre, un délai maximum s’impose également lorsqu’il s’agit d’un licenciement pour faute grave, pour faute lourde ou autre faute.

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NB : Attention, pour une rupture conventionnelle, les règles relatives à l’entretien sont différentes.

Article rédigé par Pierre LACREUSE, Sciences-Po Paris, licence en droit et DESS Université de Paris I Panthéon-Sorbonne, ancien Directeur de la Gestion du personnel et des Relations Sociales, DRH, puis chef d’entreprise (PME). Et aujourd’hui Editeur juridique et relations humaines sur internet.

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