La convocation à l’entretien préalable

convocation à l'entretien préalableAvant d’avoir le droit de prendre sa décision sur le licenciement, l’employeur doit convoquer le salarié par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par lettre remise en main propre contre décharge, à un entretien préalable au licenciement. Le code du travail a prévu des mentions obligatoires sur la convocation à l’entretien préalable au licenciement et un délai de convocation pour l’entretien.

L’envoi de la convocation pour l’entretien préalable au licenciement

La convocation du salarié par lettre recommandée avec accusé de réception à un entretien préalable au licenciement est envoyée à l’adresse du salarié connue de l’employeur. Si le salarié a changé d’adresse sans en informer l’employeur, celui-ci ne peut en être tenu responsable. L’employeur devra cependant être vigilant quant à l’adresse du salarié, qui a pu signaler un changement depuis le contrat de travail, sans que la nouvelle adresse ait ensuite été retranscrite partout (par exemple, le changement a pu être pris en compte pour les bulletins de salaire et ne pas figurer dans le dossier papier du salarié).

Le fait que le salarié n’aille pas chercher, ou refuse le courrier recommandé ou qu’il n’en prenne pas connaissance n’a pas de conséquence sur la procédure (Cour de cassation, 23 juillet 1980, N°: 80-60233).

L’autre mode, prévu par le code du travail (article L 1232-2), pour convoquer le salarié à l’entretien préalable au licenciement est la remise en main propre contre décharge (le salarié doit signer et apposer la mention reçu en main propre le ….). Deux autres moyens de convocation, le  Chronopost remis contre signature et l’exploit d’huissier, ont été reconnus valables par la Cour de cassation, qui considère que « l’envoi de la lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou la remise en main propre contre décharge visé à l’article L. 1232-2 du code du travail n’est qu’un moyen légal de prévenir toute contestation sur la date de réception de la convocation » (8 février 2011, N° : 09-40027 et 20 mars 2011 N° : 09-71412).

« L’employeur qui envisage de licencier un salarié le convoque, avant toute décision, à un entretien préalable » (code du travail article L 1232-2)

Mentions obligatoires dans la lettre de convocation

La lettre doit obligatoirement préciser que la convocation concerne un « entretien préalable à un licenciement envisagé ». L’employeur n’a pas, par contre, à exposer ses motifs d’envisager le licenciement ; il le fera lors de l’entretien.

 

Lorsque c’est un licenciement pour faute grave ou pour faute lourde qui est envisagé, la mise à pied conservatoire doit être mentionnée, si une notification n’a pas déjà été faite avant la convocation à l’entretien préalable.

La convocation à l’entretien préalable au licenciement doit en outre mentionner la date, l’heure et le lieu de l’entretien, même si ce dernier peut dans certaines petites entreprises paraître évident.

Le lieu de l’entretien préalable est en principe celui où s’exécute le travail ou celui du siège social de l’entreprise (Cour de cassation, 9 mai 2000, N° : 97-45294). Dans le cas contraire, l’employeur doit être en mesure de justifier de la pertinence d’un autre lieu (Cour de cassation, 20 octobre 2009, N° : 08-42155) et, dans ce cas, le salarié a droit au remboursement de ses frais de déplacement.

La convocation du salarié à l’entretien préalable au licenciement envisagé en dehors du temps de travail ne constitue pas une irrégularité de procédure, mais elle doit être justifiable (horaires de nuit, en équipe ….). Pendant un arrêt maladie connu de l’employeur, il convient de choisir les heures de sortie autorisées du salarié. Une convocation a été reconnue  valable durant les congés du salarié (Cour de cassation, 24 septembre 2008, N° : 07-42551), mais le délai doit être suffisant (Cour de cassation, 13 décembre 2000, N° : 98-43809).

La lettre de convocation doit aussi obligatoirement mentionner la possibilité offerte au salarié de se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.

De plus, dans les entreprises non dotées d’Institutions Représentatives du Personnel (DP, CE, CHSCT) la convocation doit en outre :

  • préciser que le salarié peut se faire assister par un conseiller du salarié extérieur à l’entreprise,
  • et indiquer l’adresse des services dans lesquels la liste de ces conseillers est tenue à sa disposition, c’est-à-dire les adresses de la mairie et de l’inspection du travail ou de la DIRECCTE.

N.B. : Une entreprise est dépourvue d’institutions représentatives du personnel lorsqu’il n’existe dans cette entreprise ni délégués du personnel, ni comité d’entreprise, ni comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), ni (selon une circulaire ministérielle) de délégués syndicaux. La présence d’institution représentative du personnel s’apprécie à l’échelle de l’entreprise et non à celle de l’établissement.

Précisons que c’est au salarié qui souhaite se faire assister, de prévenir la personne choisie et de lui communiquer la date, l’heure et le lieu de l’entretien

Risque d’irrégularité de la procédure de licenciement

Toute omission d’une des mentions obligatoires dans la lettre de convocation (ne serait-ce que l’adresse de la mairie, ou de l’inspection du travail) constituerait une irrégularité de procédure sanctionnable par les tribunaux, quand bien même le salarié réussirait à se faire assister. Il peut en être de même de faire figurer une mention non prévue comme celle de la possibilité d’assistance par un conseiller du salarié dans une entreprise pourvue d’institutions représentatives du personnel, qui ouvrant « au salarié une option qui n’existe pas »  est une irrégularité de procédure (Cour de cassation, 19 novembre 2008, N° : 07-43191).

Délai de convocation

L’entretien préalable ne peut pas avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée, ou la remise en main propre de la lettre de convocation contre décharge (article L 1232-2 du code du travail). Un délai plus long est tout à fait possible.

Attention, le respect de ce délai minimum est impératif, l’accord du salarié ne permet pas de le réduire (Cour de cassation, 18 juin 2005, N° : 02-47128) et dans certains cas le délai de 5 jours peut être jugé insuffisant (ex. d’un salarié en congés, Cour de cassation, 13 décembre 2000, N° : 98-43809 ; ex. d’un salarié qui allait subir une grave opération, Cour de cassation,  1er février 2001, N° 98-45784). Le délai doit permettre au salarié d’organiser sa défense.

Le décompte des cinq jours ouvrables débute le lendemain de la présentation de la lettre recommandée (d’où la nécessité de prévoir un délai postal), ou du lendemain de la remise en main propre. Par ailleurs, il faut 5 jours ouvrables (tous les jours sauf dimanches et jours fériés) avant le jour de l’entretien préalable qui ne compte pas. Si le 5ème jour est un samedi, ou un jour férié, le délai est prolongé au soir du premier jour ouvrable suivant (ex : le délai se terminant normalement un samedi soir est porté au lundi minuit, si celui-ci n’est pas férié). En cas d’incertitude sur le bon fonctionnement de la poste, il est conseillé de prévoir un délai plus long.

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